1. Wer wir sind

Diese Website wird betrieben von: Epiambient
Website: https://epiambient.com
Inhaber: Dr. Álvaro Perdomo-Sabogal
E-Mail: contact@epiambient.com
Anschrift: Vor den Höfen 8, 30916 Isernhagen, Germany

Als verantwortliche Stelle entscheiden wir, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden und zu welchen Zwecken.

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur insoweit, wie dies erforderlich ist, um:

  • eine funktionsfähige und sichere Website bereitzustellen,
  • Anfragen zu beantworten,
  • unsere Angebote zu erbringen (z. B. Stressfragebogen, Terminvereinbarungen), oder
  • rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen.

Je nach Situation stützt sich die Verarbeitung insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen:

  • Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
  • unsere berechtigten Interessen, z. B. der sichere und stabile Betrieb dieser Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO),
  • Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern Sie diese freiwillig erteilen.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist in der Regel freiwillig. In einigen Fällen ist sie jedoch erforderlich, damit wir Ihre Anfrage beantworten oder eine Leistung erbringen können (z. B. bei der Vereinbarung eines Termins oder der Erstellung eines Stressprofils).

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird von Raidboxes GmbH (Münster, Deutschland) gehostet. Raidboxes stellt die technische Infrastruktur bereit, führt Backups durch und verarbeitet Logdaten, um Sicherheit und einen stabilen Betrieb zu gewährleisten.

Beim Besuch unserer Website verarbeitet der Server automatisch u. a. folgende Informationen:

  • IP-Adresse des anfragenden Endgeräts,
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
  • aufgerufene Seite/Datei und URL,
  • übertragene Datenmenge,
  • Meldung, ob der Abruf erfolgreich war,
  • Browsertyp und Browserversion,
  • verwendetes Betriebssystem.

Diese Informationen werden vorübergehend in Server-Logfiles gespeichert und nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3a. Domain und DNS (GoDaddy)

Unsere Domain und unser DNS (Domain Name System) werden über GoDaddy verwaltet. DNS ist erforderlich, damit Browser und Geräte unsere Website finden können, wenn Sie „epiambient.com“ eingeben.

In diesem Zusammenhang können technische Daten verarbeitet werden (insbesondere durch DNS-Server), z. B. die anfragende IP-Adresse (häufig die IP-Adresse des DNS-Resolvers), Datum und Uhrzeit, der abgefragte Domainname sowie Details der Anfrage. Diese Verarbeitung ist notwendig, um die Zuverlässigkeit und Sicherheit der Domainauflösung zu gewährleisten und Missbrauch zu verhindern.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb dieser Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Je nach Service-Konfiguration kann GoDaddy Daten auch außerhalb der EU/des EWR verarbeiten (z. B. in den USA). In diesen Fällen gibt GoDaddy an, geeignete Garantien für internationale Datenübermittlungen zu verwenden (z. B. Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework und/oder vertragliche Garantien in seinen Datenschutzbedingungen).

4. Kontaktaufnahme per Formular oder E-Mail

Wenn Sie über ein Kontaktformular oder per E-Mail mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir:

  • Ihren Namen (sofern angegeben),
  • Ihre E-Mail-Adresse,
  • den Inhalt Ihrer Nachricht,
  • technische Metadaten der Übermittlung (Zeitpunkt, IP-Adresse, Browserinformationen), soweit dies aus Sicherheitsgründen oder zur Fehleranalyse erforderlich ist.

Wir verwenden diese Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und etwaiger Anschlussfragen.

Soweit sich Ihre Anfrage auf einen (potenziellen) Vertrag oder ein konkretes Angebot bezieht, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Anfragen speichern wir nur so lange, wie es für die Bearbeitung und eine angemessene Nachverfolgung erforderlich ist, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfordern eine längere Speicherung.

4a. E-Mail-Dienst (Microsoft 365)

Für die E-Mail-Kommunikation nutzen wir Microsoft 365. Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden der Inhalt Ihrer Nachricht sowie zugehörige Metadaten (z. B. Absender-/Empfängeradressen, Versandzeitpunkt) verarbeitet, um die Kommunikation zuzustellen und zu verwalten.

Soweit die Kommunikation Teil eines (potenziellen) Vertrags oder einer Dienstleistung ist bzw. diese vorbereitet, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen und Kommunikation).

Microsoft stellt Datenschutzbedingungen (einschließlich vertraglicher Garantien für internationale Datenübermittlungen, soweit erforderlich) im Rahmen seines Data Protection Addendum (DPA) für Microsoft-Produkte und -Dienste bereit.

5. Fragebögen / Formulare: Stress, Durchhaltevermögen, Angst (Forminator)

Auf dieser Website verwenden wir das Forminator-Plugin, um Formulare bereitzustellen, darunter den Epiambient-Fragebogen zu Stress und Resilienz.

Je nach Formular verarbeiten wir dabei:

  •  E-Mail-Adresse und Name (sofern im Formular abgefragt),
  • Ihre Antworten im Fragebogen (z. B. Stressbelastung, Erholungsindikatoren, Alltagssituation),
  • technische Metadaten (Zeitpunkt der Übermittlung, IP-Adresse, Browserinformationen), sofern dies aus Sicherheitsgründen oder zur Verhinderung von Missbrauch erforderlich ist.

Speicherort: Diese Daten werden in unserer WordPress-Installation auf Servern gespeichert, die von Raidboxes in Deutschland (EU) gehostet werden. Im Gegensatz zu cloudbasierten Umfrage-Tools verbleiben Ihre Antworten auf unseren sicheren Servern in Deutschland und werden nicht an Plattformen von Drittanbietern übertragen.

Wir verwenden diese Daten, um:

  • Ihre Ergebnisse zu generieren und auf dem Bildschirm anzuzeigen,
  • Ihnen gegebenenfalls Feedback und Ergebnisse zu geben,
  • unsere Dienste in anonymisierter oder aggregierter Form zu verbessern und zu verfeinern (z. B. um Bewertungsbänder auf der Grundlage statistischer Trends zu kalibrieren).
  • individuelle Unterstützung vorzubereiten, wenn Sie dies ausdrücklich wünschen.

Versand der Ergebnisse per E-Mail (Opt-in): Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Ergebnisse per E-Mail zu erhalten (über ein entsprechendes Kontrollkästchen im Formular), verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse zu diesem Zweck und senden Ihnen die Ergebnisse zu. Der Versand der E-Mails erfolgt über unseren E-Mail-Anbieter (Microsoft 365 / GoDaddy-verwaltet).

Rechtsgrundlage ist in der Regel Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Soweit die Verarbeitung unmittelbar mit einem von Ihnen angefragten Angebot oder einer Leistung zusammenhängt, gilt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt davon unberührt.

Speicherdauer: Wir sind bestrebt, personenbezogene Fragebogendaten nur so lange zu speichern, wie dies für die Auswertung und Rückmeldung erforderlich ist. Danach können die Antworten anonymisiert werden, sodass sie sich nicht mehr auf eine identifizierbare Person beziehen. Wir überprüfen die Einsendungen regelmäßig und löschen oder anonymisieren identifizierbare Daten, wenn sie für die angegebenen Zwecke nicht mehr benötigt werden.

Umfang: Die Fragebögen/Umfragen sind ein pädagogisches Instrument zur Selbstreflexion und keine medizinische Diagnose. Einzelheiten finden Sie in unseren Methodischen Hinweisen.

6. Terminbuchungen

Für die Planung von Gesprächen oder Sitzungen nutzen wir eine in WordPress integrierte Buchungslösung.

Dabei verarbeiten wir z. B.:

  • Name,
  • E-Mail-Adresse,
  • bevorzugte Termine/Zeitfenster,
  • eine kurze Beschreibung Ihres Anliegens (sofern Sie diese freiwillig angeben).

Diese Daten dienen der Planung, Bestätigung und Verwaltung von Terminen. In manchen Fällen können Termine in unser Kalendersystem übernommen werden (z. B. durch Export einer .ics-Datei in einen Kalender wie Google Kalender oder ein gleichwertiges Tool).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen).

7. Cookies

Diese Website verwendet Cookies, soweit dies technisch erforderlich oder hilfreich ist, um bestimmte Funktionen bereitzustellen (z. B. Sprach- oder Layout-Einstellungen, Login-Sitzungen für den Administrationsbereich).

Typische Fälle sind:

  • Technisch notwendige Cookies: z. B. ein temporäres Cookie, das prüft, ob Ihr Browser Cookies akzeptiert. Dieses Cookie enthält keine personenbezogenen Daten und wird beim Schließen des Browsers gelöscht.
  • Login-Cookies (nur für Admin-/Editor-Konten): Wenn Sie sich im Administrationsbereich der Website anmelden, setzt WordPress Cookies, die Ihre Login-Informationen und Anzeigeoptionen speichern. Diese Cookies sind nur für Personen relevant, die über ein Benutzerkonto auf der Website verfügen, nicht für gewöhnliche Besucher:innen.

Derzeit verwenden wir keine Cookies zu Werbezwecken und keine Tracking-Cookies zur Erstellung detaillierter Nutzungsprofile.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass er Sie über das Setzen von Cookies informiert, Cookies nur im Einzelfall zulässt oder generell ablehnt. Bereits gespeicherte Cookies können Sie jederzeit in den Einstellungen Ihres Browsers löschen. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität der Website eingeschränkt sein.

8. Eingebettete Inhalte und externe Dienste

Inhalte auf dieser Website können eingebettete Elemente von anderen Diensten enthalten (z. B. Videos, Karten oder Bilder).

Eingebettete Inhalte von anderen Websites verhalten sich so, als würden Sie diese andere Website direkt besuchen. Die externen Dienste können:

  • Daten über Sie erheben,
  • Cookies einsetzen,
  • zusätzliche Tracking-Dienste einbinden,
  • Ihre Interaktion mit dem eingebetteten Inhalt erfassen.

Wenn Sie bei dem jeweiligen externen Dienst (z. B. YouTube) mit einem Konto angemeldet sind, können Ihre Interaktionen diesem Konto zugeordnet werden.

Wir wählen eingebettete Inhalte sorgfältig aus und setzen externe Dienste nur dort ein, wo sie für die Darstellung unserer Arbeit sinnvoll sind.

9. Weitergabe von Daten an Dritte

Wir geben personenbezogene Daten nur in folgenden Fällen an Dritte weiter:

  • wenn dies zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
  • wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),
  • wenn ein berechtigtes Interesse unsererseits vorliegt und keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen Ihrerseits entgegenstehen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), oder
  • wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Typische Empfänger sind:

  • unser Hostinganbieter Raidboxes GmbH (Serverbetrieb, Backups),
  • E-Mail- und Kalenderanbieter, die wir zur Kommunikation mit Ihnen oder zur Verwaltung von Terminen nutzen.
  • GoDaddy (Domainregistrierung und DNS-Dienste; Betrieb und Sicherheit der DNS-Auflösung).
  • Microsoft (Microsoft 365 E-Mail-Dienste zur Kommunikation).

Sofern wir Dienstleister außerhalb der EU/des EWR einsetzen, geschieht dies nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau oder geeignete Garantien für den Datenschutz bestehen (z. B. Standardvertragsklauseln).

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder rechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Dies bedeutet in der Praxis zum Beispiel:

  • Kontaktanfragen: werden gelöscht, sobald Ihre Anfrage vollständig bearbeitet ist und nicht mit weiteren Rückfragen zu rechnen ist.
  • Stressfragebögen: identifizierbare Daten werden nur so lange vorgehalten, wie sie für die Auswertung und Rückmeldung benötigt werden; anschließend können die Antworten anonymisiert werden.
  • Termindaten: werden so lange aufbewahrt, wie dies für Planung, Dokumentation und etwaige Nachbereitung des Termins erforderlich ist.
  • Server-Logfiles: werden in der Regel nach kurzer Zeit automatisch durch den Hostinganbieter gelöscht, sofern sie nicht länger für die Behebung technischer Probleme oder die Analyse von Sicherheitsvorfällen benötigt werden.

11. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze verschiedene Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Insbesondere können Sie:

  • Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen,
  • die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen,
  • die Löschung von Daten verlangen, sofern keine Pflicht oder kein überwiegender Grund zur Aufbewahrung besteht,
  • die Einschränkung der Verarbeitung in bestimmten Fällen verlangen,
  • der Verarbeitung in bestimmten Fällen widersprechen, insbesondere wenn diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) beruht,
  • verlangen, dass von Ihnen bereitgestellte Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereitgestellt werden, soweit dies anwendbar ist.

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie uns unter folgender E-Mail-Adresse kontaktieren: contact@epiambient.com

Wenn Sie Bedenken bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie sich außerdem an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.